テレワークで業務効率化するのに自社で使ってるツール13選!

テレワーク

巷では「テレワーク」やら「DX」やら新しい言葉が流れていますが、皆さんの会社ではどんな感じで業務効率化を進めていますか?

今日は自社で使っているサービスを紹介しつつ、企業にとっておすすめのポイントなどもまとめていきたいと思います。

僕

サイトのカテゴリを整理してたら「ツール・サービス」の記事があんまりなくて、年明け早々に慌てて書いてる次第です。緊急事態宣言とかもあるしね(後付け)

「SmartHR」はシェアNo.1のクラウド人事労務ソフト

smarthr

まずは「SmartHR」から。

去年の年末調整はもう世界観が変わりましたね。一言で超便利。

入退社処理もすべてクラウド上で完結するので、これまでの負担が大幅に減りました。

  • 従業員30名までは¥0プランが最高
  • 紙での処理が全てクラウドで完結
  • 年末調整も一瞬で終わる
僕

導入のキモはSmartHRを使い慣れてる社労士と契約することですね。うちはチャットワークで先生に丸投げして終わりです

「MFクラウド」は中小企業にオススメのクラウド会計ソフト

mfクラウド

続いては「MFクラウド」ですね。

創業時からずっとクラウド会計を使ってたんですが、クラウド給与とクラウド勤怠も連携してから月末の給与処理がだいぶ楽になりました。

競合の「freee」も一時期使ってたことがあるんですが、僕は会計処理に違和感があって結局MFクラウドに落ち着きました。

  • まずは1ヵ月無料トライアルで使ってみるのがおすすめ
  • 勤怠→給与→会計が連動すると楽
  • 財務状況はスマホでチェック
僕

こちらもMFクラウドに慣れた税理士に依頼するのがベスト。クラウドサービスに対応できない税理士は「税理士ドットコム」で探して切り替えた方が良いのでは?

「Slack」と「チャットワーク」チャットツールはこの2つ

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは「Slack」と「チャットワーク」を使ってます。

これまで仕事上、Skypeやらハングアウトやら色々と使ってきたんですが、今はこの2つです。

開発PJなど内部用がSlackで、チャットワークは外部の人とやり取りするときによく使います。

  • Slackはもうこれがないと仕事にならないレベル
  • チャットワークは「タスク機能」が便利ですよね
  • どちらも無料で使えるけど、有料にした方がストレスは無い
僕

Slackは簡単にBOTが作れるし、GASを使って色々なことが自動化できるから好き。絵文字を見ると会社の雰囲気がなんとなくわかる

「Google Workspace」はGoogleのグループウェアツール

googleworkspace

Google Workspace」はもはやインフラ化してますよね。

GoogleApps時代から使ってる身としては、G SuiteとGoogle Workspaceと何回名称を変えるねんと突っ込んでしまいそうになります。

Googleが落ちたら仕事も終了です。

  • 1ユーザーあたり月額680円から
  • 14日間は無料で使える
  • アイコンが変わってから見づらい
僕

初年度10%OFFになるプロモーションコード「GA7MHYJ7UGTTK3H」があったので良かったら使ってください。有効期限は2021年の7月までらしいす

「クラウドサイン」はウェブ完結型のクラウド契約サービス

クラウドサイン

次はクラウド上で契約が完結する「クラウドサイン

WEBやアプリ業界はもうだいぶ浸透してきたんじゃないかとは思うんですが、クラウド契約に慣れすぎて紙の契約書が送られてくると正直げんなりします。。

印鑑は早く無くしてほしい派です。

  • 送信件数月5件、ユーザー数1名までは無料で使える
  • 郵送代・紙代・インク代・印紙代が削減できる
  • 上場企業の「弁護士ドットコム」が運営してる
僕

「クラウドサイン」はテレワーク推進や行政改革の流れで一気に伸びましたね。契約書にハンコを押すために出社とか悲しすぎるので

「秒速FAX」と「Toones転送電話」で遠隔対応も可能に

秒速FAX

電話は「Toones転送電話」FAXは「秒速FAX」を使っています。

Toones転送電話は専用の固定電話番号が取得できるので、テレワークでオフィスにいなくてもスマホに転送して対応ができるようになります。

秒速FAXもスマホで送受信ができちゃうのが良いですね。

  • 移転したときでも電話とFAX番号の変更が不要になる
  • 管理画面で設定ができるので楽
  • おまかせ電話代行も月1,840円~で利用可能
僕

僕のとこは電話代行を依頼しちゃってます。要件もすぐメールでもらえるのでかなり助かってますね

「グループ専用VPNサーバー」固定IPで社内NWに接続

vpn

グループ専用VPNサーバー」はテレワークに最適。

これテレワーク云々の前から使ってるんですが、急ぎで固定IPが必要だった時にすぐ用意できたのがグループ専用VPNサーバーだったんですよね。

VPNサーバーを1台ポンっと割り当てられる感じなので、複数人で同時にアクセスすると時々ちょっと重たくなったりします。

  • 最大2ヶ月無料なのでお試し導入もしやすい
  • 月額5,000円(税別)で10アカウント。追加も可能
  • 端末が同一ルーター配下にある場合はOpenVPN接続で
僕

マニュアルが充実してるのでそんなに導入は難しくないかなと。1人で使う場合は「マイIP/マイIP ソフトイーサ版」ってやつがあります。3分で固定IPが取得可能

「Zoom」と「Google Meet」ビデオ会議はこの2つ

ビデオ会議

ビデオ会議は「Zoom」と「Google Meet」を使ってます。

みんな「じゃあZoomで!」ってなるので、外の企業との打ち合わせは大体Zoomを使いますね。

個人的にはGoogle Meetの方が好きです。

  • グループミーティングはZoomが40分、Google Meetは60分まで無料
  • Google Workspaceを使ってるならGoogle Meetの方がおすすめ
  • Google Meetにはノイズキャンセル機能がある
僕

というわけで僕はGoogle Meet推しなんすけど、Zoomで!って先方に言われたら素直に従っちゃうタイプです。。

「Jira」と「Confluence」でプロジェクト管理

jiraとConfluence

Jira Software」と「Confluence」は長いことプロジェクト管理ツールとして使ってます。

どちらもAtlassian製品なんですが、まぁ正直この辺は好みの問題もありますよね。

Jiraは主にタスク管理とバグ管理に使っていて、Confluenceはナレッジの集約がメインです。

  • 10ユーザーまで無料なのは神
  • 有料プランも7日間まで無料トライアル期間がある
  • プラグインで色々と自動化できる
僕

Confluenceできれいにマニュアルとか手順を書ける人は尊敬します。僕はざっくりとしか書けないタイプの人間なので。。

テレワークで使っていて便利なツールのまとめ

このご時世で、またテレワークになる企業も増えてきそうですよね。

弊社は数年前から受託の仕事の一部を切り出して、在宅で仕事をしてもらってたりしていたのでテレワークにはすんなり移行できました。

今回は自社で何年も使ってて便利なツールとサービスのご紹介でしたが、「SmartHR」だけは去年の年末調整の少し前にようやく導入して、これは良い!と思ったので1番最初に紹介してみました。

世の中にはテレワークではできない仕事もありますが、この記事が少しでも何かのお役に立てればありがたいですね。

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リモートワークが浸透してきて、はや1年以上が経つんですが皆さんお元気でしょうか?自分がリモートワークに移行したのは結構早い段階で、いまは自宅近くに個室のレンタルオフィスを借りてずーっと引きこもって仕事をしています。そんな中、「リモートビズ」というリモートワーク専門のサービスを見つけたので、まずはざっくりとご紹介していきたいなと思います。

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